재정 감사는 대개 이렇게 진행됩니다. 장부의 지출 한 줄을 짚고, 그 영수증을 찾아 달라고 합니다. 영수증은 봉투나 클리어파일에 모아 두었을 텐데 날짜순인지 항목순인지 기억이 나지 않고, 몇 장은 어디에도 없습니다.
거래를 입력할 때 그 자리에서 사진을 붙여 두면 이 과정이 사라집니다. 장부의 줄을 누르면 증빙이 함께 나오기 때문입니다.
지출에는 영수증, 헌금에는 체크 사진
지출을 입력할 때 영수증 사진이나 스캔 파일을 첨부합니다. 헌금 쪽에는 받은 수표(체크)의 사진을 붙일 수 있습니다. 둘 다 그 거래에 매달리므로 나중에 따로 찾을 일이 없습니다.
사진은 휴대폰으로 찍은 것을 그대로 올려도 됩니다. 올리는 과정에서 크기가 자동으로 줄어 저장되므로, 파일이 커서 올라가지 않는 상황을 피할 수 있습니다.
장부에서 바로 보이는 세 가지 상태
회계장부의 각 줄에는 증빙 상태가 배지로 붙습니다.
- 영수증 — 첨부돼 있습니다. 눌러서 바로 봅니다
- 미첨부 — 아직 붙이지 않았습니다
- 확인필요 — 확인이 필요한 상태입니다
표를 훑으면 어느 줄이 비어 있는지 눈으로 바로 잡힙니다. 목록을 따로 만들어 대조할 필요가 없습니다.
대시보드가 먼저 센다
장부를 열지 않아도 됩니다. 대시보드에 영수증이 없는 건이 몇 건인지 숫자로 나옵니다. 매주 그 숫자를 0 으로 만들어 두면, 감사 시점에 몰아서 찾을 일이 없습니다.
게시판과 이메일에도 붙는다
첨부는 재정 화면에만 있는 기능이 아닙니다. 게시판 글에 회의 자료를 붙이고, 단체 이메일에 파일을 첨부해 소속 교회에 보냅니다. 자료실 게시판에 규정이나 서식을 올려 두면 필요할 때마다 다시 보내지 않아도 됩니다.
첨부 파일에는 크기 상한이 있고, 실행 파일(.exe·.js·.bat 등)은 이메일로 보낼 수 없습니다. 압축 파일은 보낼 수 있지만 받는 쪽 메일 서비스가 막을 수 있어 확실한 방법은 아닙니다.